Trello (Tutorial)
Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y Android.
El equipo de Trello de “EMPRESA” se encuentra en “URL ACCESO A TRELLO”. Para acceder a éste, es necesario iniciar sesión con el correo que se dio de alta al equipo (si no tienes una cuenta, habla con El administrador del grupo” para que te dé acceso).
Éste tutorial, para fines prácticos, asume que se está usando Trello en su versión web.
Tableros
Los equipos de Trello se dividen en tableros. En “LA EMPRESA” tenemos varios tableros como Ejemplo: Desarrollo; Desarrollo de Negocios + Talleristas; Dirección Creativa; Diseño y Marketing; Proyectos Institucionales; Coordinación de Materiales, Dependiendo del cargo en “LA EMPRESA, deberás interactuar con uno o varios de estos tableros.
Listas
Cada Tablero, a su vez, se divide en listas, que son columnas en el tablero. Normalmente, por la forma en que se trabaja, las listas se modifican de acuerdo al estado de las actividades, por ejemplo: TO DO, DOING, DONE y BLOCKED.
Tarjetas
Cada Lista puede contener cero o más tarjetas. Éstas tarjetas representan las tareas que tenemos asignadas y pueden estar en la lista TO DO (tareas que nos asignaron pero aún no las estamos haciendo), en la lista DOING (tareas que estamos haciendo pero aún no terminamos), en la lista DONE (tareas que ya terminamos), o en la lista BLOCKED (tareas que por alguna razón no podemos realizar). Cuando se comienza una tarea, deberás moverla de TO DO a DOING y, cuando la termines, de DOING a DONE. Para mover una tarjeta, basta con arrastrarla de una lista a otra.
Dentro de las tarjetas
Las tarjetas pueden contener diferentes ítems dentro.
Título
Es el título de la tarjeta y lo que sale escrito en la lista, cuando no se ha abierto la tarjeta.
Miembros
Son las personas a quienes se les asignó la tarea.
Vencimiento
Es el día en que vence la tarjeta, es decir, la fecha límite para realizar la tarea.
Descripción
Es la descripción detallada de la tarea a realizar.
Etiquetas
Son etiquetas para organizar mejor las tareas y poder buscarlas fácilmente.
Checklist
Se utilizan las checklist para dividir las tareas en subtareas, que pueden ser marcadas como terminadas una por una con una checkmark. Cuando una tarjeta tenga una checklist, se mostrará una barra de progreso que dependerá del número de subtareas marcadas como terminadas.
Adjuntos
Son archivos o imágenes que se pueden añadir a las tarjetas.
Comentarios
Son comentarios adicionales que se pueden agregar a las tareas. En éstos puedes etiquetar a otros miembros del equipo con un “@”.
Actividad
En esta sección se enlista el historial de acciones que se han realizado sobre la tarjeta. Por ejemplo: quién la creó, quién la movió de lista, quiénes han escrito comentarios o agregado ítems, etc.
Filtros
Para encontrar fácilmente las tarjetas relevantes para ti, existe la función de filtros. Para acceder a estos, debes hacer click en el botón superior derecho que dice “Mostrar menú” y en éste dar click en “Filtrar tarjetas”. Las tarjetas se pueden filtrar por etiquetas, miembros o fecha de vencimiento. Es recomendable filtarlas por miembros, seleccionando tu usuario, para que solo aparezcan las tareas que te fueron asignadas a ti y puedas segmentar las tareas de los demás colaboradores.
Ejemplo de uso de Trello
Para ejemplo en el uso de Trello, vamos a tomar la tarjeta, titulada “Tutorial de Trello”.
Ésta tarjeta se encuentra en la lista “TO DO” y, como vamos a comenzar a hacerla, movámosla a “DOING”.
Dentro de la tarjeta, podemos ver que la tarea se trata de realizar un manual, que vence mañana. Se asignó a “Luis Felipe” y a “Javier “y que contiene un checklist con lo que debería tener el tutorial.
Se añaden varios de los puntos del checklist a este tutorial, así que se marcarán como terminados.
Ahora se procederá también a marcar como terminado el último punto del checklist, pues se está a punto de terminarlo.
Como ya se acabaron todos los puntos, podemos proceder a marcar la tarea como terminada en el vencimiento.
Una vez hecho esto, se podrá mover a la lista “DONE” para finalizar.
Como esta actividad fue solicitada por el jefe de la unidad “Andrés”; para mandarlo al resto del equipo, vamos a colocar un comentario con el link al mismo, para que esté enterado y lo comparta con el resto de los colaboradores, si es necesario.
