IA en Google Workspace

Se describe cómo configurar Google para que la IA (Gemini) pueda accesar y utilizar la información contenida en nuestros recursos -correo en Gmail, archivos en Drive, citas en Calendar, etc-. Así, se puede realizar labores automatizadas sobre nuestros archivos, correos, y recursos en general, como si estos fueran parte de la base de datos disponible para la IA.

Notar que este escenario puede llegar a ser delicado porque la IA podría modificar archivos o datos, los que -si bien poseen historial y versionamiento- pueden pasar desapercibidos.

Activacion de Funciones Inteligentes

El primer paso que se debe hacer en Google es activar las "Funciones Inteligentes", que otorgan el permiso necesario a los motores de IA de Google para que accedan a algunas fuentes de datos, particularmente correos.

1. Abrir Gmail https://mail.google.com e ingresar con la cuenta corporativa
2. Clic en el engranaje (arriba a la derecha)
3. Clic en «Ver todos los ajustes»
4. En la pestaña «General», busca «Funciones inteligentes de Google Workspace»
   1. Activar check en «funciones inteligentes en Gmail, Chat y Meet»
5. Presionar botón «Administrar la configuración de las funciones inteligentes de Workspace»
   1. Activar check «Funciones inteligentes de Google Workspace»
   2. Guardar
6. Si aparece, activa también «Funciones inteligentes de Google en otros productos de Google»
7. Baja hasta el final y haz clic en «Guardar cambios»

Configuracion en Gemini

El segundo es conectar las aplicaciones deseadas para que Gemini las pueda procesar.

1. Abrir https://gemini.google.com/ con tu cuenta corporativa
2. Abrir «Configuración y ayuda → Aplicaciones conectadas» (el nombre puede variar)
3. Activar Google Workspace o las aplicaciones disponibles, como Gmail y Drive
4. Prueba: «Busca en mi Google Drive archivos sobre precios de notebooks».

Nota: Activar las funciones inteligentes no garantiza por sí solo el acceso de Gemini a Gmail o Drive. También se requieren una edición y licencia compatibles y que el administrador permita Gemini y las aplicaciones conectadas.